Chữ ký số là gì? Quy định và kiến thức cần biết khi sử dụng

Trong thời đại chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, cụ thể là tại Việt Nam, nhu cầu số hóa các hoạt động từ kinh doanh, giáo dục đến ngành y tế ngày càng cấp thiết. Một trong những công cụ quan trọng đóng vai trò nền tảng trong các giao dịch điện tử hiện nay chính là chữ ký số.

Không chỉ là phương tiện xác thực người ký, giải pháp này còn giúp đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, tăng cường bảo mật và đáp ứng các yêu cầu pháp lý trong môi trường số. Vậy chữ ký số là gì? Có khác gì với chữ ký điện tử không? Và doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số như thế nào để đảm bảo hiệu quả và hợp pháp?

1. Chữ ký số là gì? Có khác với chữ ký điện tử không?

1.1 Chữ ký số là gì?

Chữ ký số (Digital Signature) là một hình thức chữ ký điện tử đặc biệt, được tạo ra bằng công nghệ mã hóa khóa công khai (PKI – Public Key Infrastructure). Mỗi chữ ký số được tạo ra bằng khóa riêng tư (private key) và xác minh bằng khóa công khai (public key), đảm bảo:

• Tính xác thực của người ký

• Tính toàn vẹn của dữ liệu

• Tính không thể phủ nhận hành vi ký

1.2 Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử (Electronic Signature) là thông tin dưới dạng điện tử, được đính kèm hoặc liên kết với văn bản điện tử nhằm xác nhận người ký và sự đồng ý với nội dung văn bản. Dạng chữ ký này có thể là hình ảnh chữ ký tay scan, mã PIN, dấu vân tay điện tử hoặc các phương pháp xác thực số khác.

1.3 Mối quan hệ giữa chữ ký số và chữ ký điện 

Không phải chữ ký điện tử nào cũng là chữ ký số, nhưng mọi chữ ký số đều là một dạng chữ ký điện tử. Điểm khác biệt then chốt nằm ở công nghệ sử dụng: chữ ký số có độ tin cậy và mức bảo mật cao hơn, thường được công nhận hợp pháp trong các giao dịch chính thức như hóa đơn, hợp đồng hay hồ sơ y tế.

2. Tại sao chữ ký số ngày càng quan trọng trong giao dịch điện tử?

Trong môi trường số, mọi giao dịch như ký hợp đồng, gửi hồ sơ, nộp thuế, kê khai bảo hiểm hay thậm chí là ký đơn thuốc điện tử đều cần xác thực danh tính người thực hiện và đảm bảo tài liệu không bị thay đổi. Phương pháp ký số này hỗ trợ:

• Xác nhận người ký chính xác, đáng tin cậy

• Bảo vệ nội dung tài liệu sau khi ký

• Đáp ứng yêu cầu pháp lý về tính xác thực và toàn vẹn

Ở Việt Nam, các văn bản như Luật Giao dịch điện tử 2005, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, và các quy định từ Bộ TT&TT đã đặt ra tiêu chuẩn cụ thể cho việc triển khai và sử dụng chữ ký số hợp pháp.

3. Cấu tạo và cơ chế hoạt động của chữ ký số

Giải pháp này hoạt động dựa trên nguyên lý mật mã học với hai thành phần chính:

• Khóa riêng tư (Private Key): Người dùng giữ bí mật, dùng để ký điện tử lên văn bản

• Khóa công khai (Public Key): Được cung cấp trong chứng thư số, dùng để xác minh chữ ký

Khi người ký sử dụng khóa riêng tư để tạo chữ ký số, nội dung văn bản sẽ được mã hóa tạo thành một “dấu vân tay số”. Bên nhận văn bản sẽ dùng khóa công khai để xác minh dấu vân tay này. Nếu có bất kỳ thay đổi nào trong văn bản, hệ thống sẽ phát hiện ngay.

4. Các loại chữ ký số phổ biến hiện nay

Hiện nay tại Việt Nam, có bốn loại chữ ký số đang được sử dụng tùy theo quy mô và nhu cầu:

4.1 USB Token

USB Token là một thiết bị phần cứng có kích thước nhỏ như một chiếc USB, dùng để lưu trữ khóa bí mật của chữ ký số. Để thực hiện ký số, người dùng cần kết nối USB Token với máy tính và nhập mã PIN được cấp riêng.

• Đặc điểm nổi bật:

  • Bảo mật cao: Chỉ người có thiết bị và mã PIN mới có thể ký, giảm nguy cơ giả mạo

  • Cần thiết bị phần cứng: Phải mang theo USB Token, không ký được từ xa

  • Phổ biến nhất hiện nay: Phù hợp cho cá nhân, tổ chức thường xuyên ký tài liệu

• Khi nào nên dùng?

  • Ký hóa đơn điện tử, hợp đồng lao động

  • Kê khai thuế, giao dịch với cơ quan nhà nước

  • Ký tài liệu nội bộ, thanh toán bảo hiểm xã hội

4.2 Chữ ký số từ xa (Remote Signing)

Là hình thức ký số không cần thiết bị phần cứng (như USB Token). Thay vào đó, khóa bí mật được lưu trữ trên máy chủ bảo mật đám mây do nhà cung cấp quản lý.

Cách hoạt động:

Người dùng ký tài liệu thông qua các thiết bị như điện thoại, máy tính bảng, laptop, có kết nối internet. Việc xác thực được thực hiện qua MFA (xác thực nhiều lớp) như OTP, vân tay, hoặc ứng dụng xác thực.

• Ưu điểm nổi bật:

  • Ký tài liệu mọi lúc, mọi nơi chỉ cần kết nối internet

  • Đảm bảo an toàn với cơ chế mã hóa và xác thực nhiều lớp

  • Phù hợp với người thường xuyên di chuyển hoặc làm việc từ xa

• Ứng dụng thực tế:

  • Ký hợp đồng số thuận tiện khi làm việc từ xa

  • Giao dịch trực tuyến với ngân hàng, cơ quan thuế, hải quan

  • Ký văn bản thông qua hệ thống phần mềm quản lý nội bộ doanh nghiệp

4.3 SmartCard

SmartCard là thẻ nhựa tích hợp chip bảo mật, chứa khóa bí mật dùng để ký điện tử. Đây là thiết bị phần cứng chuyên dụng, tương tự USB Token nhưng có dạng thẻ.

• Cách sử dụng:

  • Người dùng cần có thiết bị đầu đọc thẻ (SmartCard Reader) để kết nối thẻ với máy tính

  • Khi thực hiện ký số, hệ thống sẽ yêu cầu xác thực mã PIN và sử dụng dữ liệu mã hóa trong chip của thẻ để tạo chữ ký điện tử

• Tính năng nổi bật:

  • Bảo mật cao, sử dụng chip mã hóa theo chuẩn quốc tế, rất khó sao chép

  • Phù hợp với tổ chức lớn, cơ quan chính phủ, ngân hàng, tổ chức tài chính

  • Dễ kiểm soát truy cập trong môi trường nội bộ hoặc mạng nội bộ an toàn

• Ứng dụng thực tiễn:

  • Hệ thống chứng thực nội bộ trong doanh nghiệp lớn

  • Ký hồ sơ điện tử trong lĩnh vực ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm

  • Các hệ thống công vụ, quân đội yêu cầu mức độ bảo mật cao

4.4 HSM – Hardware Security Module

HSM (Hardware Security Module) là một thiết bị phần cứng chuyên biệt được thiết kế để lưu trữ, quản lý và bảo vệ khóa mã hóa, đặc biệt là khóa dùng để ký số.

• Đặc điểm nổi bật:

  • An toàn cao: Khóa mật mã được lưu trữ trực tiếp trong thiết bị phần cứng, không thể sao chép hoặc truy xuất từ bên ngoài.

  • Ký tập trung: Cho phép thực hiện ký số hàng loạt trong hệ thống nội bộ mà không cần thiết bị cá nhân như USB Token.

  • Triển khai linh hoạt: Dễ dàng tích hợp vào hạ tầng mạng và các phần mềm quản lý như ERP, ngân hàng, bảo hiểm...

• Phù hợp với ai?

  • Ngân hàng, tập đoàn, doanh nghiệp lớn

  • Cơ quan chính phủ cần xử lý khối lượng lớn văn bản điện tử

  • Doanh nghiệp cần tích hợp ký số trong quy trình làm việc tự động

• Ưu điểm:

  • Đảm bảo bảo mật cấp độ cao nhất

  • Tốc độ ký nhanh, hỗ trợ ký đồng thời nhiều tài liệu

  • Quản lý khóa tập trung, không phụ thuộc vào thiết bị người dùng

5. Ứng dụng thực tiễn của chữ ký số

5.1 Doanh nghiệp

• Ký hóa đơn điện tử, hợp đồng, báo cáo tài chính.

• Gửi hồ sơ thuế, bảo hiểm, hải quan nhanh chóng.

• Phê duyệt chứng từ nội bộ (phiếu thu, phiếu chi, tạm ứng).

• Tăng tốc quy trình, giảm rủi ro sai sót.

5.2 Cơ quan hành chính – công

• Ký biên lai điện tử, báo cáo gửi Kho bạc.

• Giao dịch tài chính qua hệ thống dịch vụ công.

• Hợp thức hóa hồ sơ bằng chữ ký số thay cho chữ ký tay.

5.3 Cá nhân

• Kê khai và quyết toán thuế TNCN trực tuyến.

• Giao dịch ngân hàng, chứng khoán, ký hợp đồng online.

• Đăng ký dịch vụ công, ký các văn bản hành chính.

6. Quy định pháp luật về chữ ký số tại Việt Nam

Căn cứ theo Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được công nhận hợp pháp khi đáp ứng:

• Tạo ra bằng thiết bị an toàn hoặc phần mềm đã được cấp phép

• Gắn liền với chứng thư số còn hiệu lực

• Có thể xác minh được bằng hệ thống xác thực của tổ chức chứng thực số

Các chứng thư số do Tổ chức chứng thực chữ ký số công cộng (CA) cấp sẽ hợp lệ khi có đầy đủ thông tin: tên người dùng, đơn vị, thời gian hết hạn và đơn vị phát hành.

7. Lợi ích khi sử dụng chữ ký số

8. Các nhà cung cấp chữ ký số uy tín tại Việt Nam

Kết luận

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, chữ ký số không chỉ là một giải pháp kỹ thuật mà còn là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý, bảo mật, và hiệu quả vận hành. Việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín và sử dụng chữ ký số đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật trong mọi giao dịch điện tử.

Gợi ý: Nếu bạn đang tìm một giải pháp chữ ký số hiệu quả, bảo mật và hỗ trợ chuyên nghiệp, hãy tham khảo các nhà cung cấp như Viettel, VNPT, FPT, SixOsSoft – đều là những đơn vị có chứng nhận và hỗ trợ khách hàng nhanh chóng tại Việt Nam.