.svg){kind=icon}
Chữ ký điện tử (electronic signature hay e-signature) là một phương tiện dùng để xác minh danh tính của người ký trên tài liệu điện tử. Việc áp dụng chữ ký điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình ký kết mà còn tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí. Tuy nhiên, nhiều người vẫn băn khoăn liệu chữ ký điện tử có được pháp luật công nhận hay không, và cách thức để tạo cũng như sử dụng công cụ này như thế nào. Hãy cùng SixOs tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau đây.
1. Chữ ký điện tử là gì?
Theo quy định tại Khoản 11, Điều 3 của Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, khái niệm chữ ký điện tử được hiểu như sau: chữ ký điện tử được định nghĩa là dạng chữ ký được hình thành từ dữ liệu điện tử, gắn liền hoặc liên kết một cách hợp lý với thông điệp dữ liệu nhằm mục đích xác thực danh tính của người ký và thể hiện sự đồng ý của họ đối với nội dung của thông điệp đó.
Nói cách khác, chữ ký điện tử là một dạng chữ ký được tạo ra thông qua các phương tiện điện tử, có thể là từ ngữ, ký hiệu, con số, âm thanh, hình ảnh hoặc các định dạng dữ liệu điện tử khác.
2. Mục đích sử dụng chữ ký điện tử
Từ quy định trên, có thể thấy rằng chữ ký điện tử đóng vai trò quan trọng với hai chức năng chính:
1️⃣ Giúp nhận diện người ký trên các thông điệp dữ liệu điện tử như hợp đồng, thông báo, phiếu thu – chi và các tài liệu tương tự.
2️⃣ Thể hiện sự chấp thuận của người ký đối với nội dung được nêu trong thông điệp dữ liệu.
Trên thực tế, chữ ký điện tử không chỉ được ứng dụng rộng rãi trong các giao dịch trực tuyến mà còn đảm nhiệm nhiều vai trò quan trọng khác như: xác minh danh tính của chủ thể sở hữu dữ liệu (bao gồm văn bản, hình ảnh, âm thanh, video…), và kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu – tức là đảm bảo rằng nội dung không bị thay đổi hay chỉnh sửa sau khi đã được ký.
3. Khi nào thì chữ ký điện tử sẽ có giá trị pháp lý?
Theo quy định tại Điều 24 của Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11, chữ ký điện tử có giá trị pháp lý nếu đáp ứng một số điều kiện nhất định trong các trường hợp sau:
1️⃣ Đối với văn bản cần chữ ký theo quy định pháp luật, chữ ký điện tử được công nhận về mặt pháp lý khi:
✔️ Cách thức tạo chữ ký điện tử cho phép xác định được rõ ràng danh tính người ký và thể hiện sự chấp thuận của họ đối với nội dung trong thông điệp dữ liệu.
✔️ Phương pháp tạo chữ ký phải đáng tin cậy, phù hợp với mục đích sử dụng và bối cảnh giao dịch.
2️⃣ Đối với các văn bản hoặc hợp đồng yêu cầu có đóng dấu doanh nghiệp hoặc tổ chức, thì chữ ký điện tử cũng có hiệu lực pháp lý khi:
✔️ Đáp ứng các yêu cầu về chữ ký điện tử an toàn theo Khoản 1, Điều 22 của Luật Giao dịch điện tử.
✔️ Chữ ký điện tử đó được chứng thực bởi một bên có thẩm quyền.
Theo Khoản 1, Điều 22 của cùng luật, một chữ ký điện tử được coi là an toàn khi thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
✔️ Dữ liệu dùng để tạo ra chữ ký chỉ liên quan duy nhất đến một người ký.
✔️ Người ký kiểm soát hoàn toàn dữ liệu tạo chữ ký tại thời điểm ký.
✔️ Có thể phát hiện bất kỳ sự thay đổi nào đối với chữ ký hoặc nội dung thông điệp sau khi ký.
Trong thực tiễn, để đảm bảo giá trị pháp lý trong giao dịch điện tử, cá nhân và doanh nghiệp thường lựa chọn chữ ký số (digital signature) – một loại chữ ký điện tử được chứng thực bởi bên thứ ba có thẩm quyền và được pháp luật công nhận rộng rãi.
4. Các loại chữ ký điện tử (electronic signature)
4.1 Chữ ký số (Digital Signature)
Chữ ký số là một hình thức đặc biệt của chữ ký điện tử, hoạt động tương tự như chữ ký tay truyền thống nhưng sử dụng công nghệ mã hóa để tạo ra một chuỗi ký tự độc nhất gắn với một thông điệp dữ liệu cụ thể.
Chuỗi ký tự này giúp nhận dạng người ký, đảm bảo dữ liệu không bị can thiệp hoặc làm giả, và có thể phát hiện bất kỳ chỉnh sửa nào sau khi ký.
Tại Việt Nam, chữ ký số được pháp luật công nhận là có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký viết tay hoặc dấu đỏ của tổ chức, doanh nghiệp.
4.2 Chữ ký hình ảnh (Image Signature)
Đây là loại chữ ký điện tử được tạo từ hình ảnh của chữ ký tay, thường được vẽ trực tiếp trên thiết bị điện tử như smartphone hoặc máy tính bảng.
Hình ảnh này sau đó được lưu dưới định dạng file ảnh và có thể được chèn vào tài liệu khi cần ký, giúp mô phỏng chữ ký thực tế trên văn bản số.
4.3 Chữ ký quét (Scanned Signature)
Chữ ký quét là dạng chữ ký điện tử được tạo bằng cách số hóa chữ ký tay qua máy quét (scanner).
Chữ ký sau khi quét được lưu lại dưới dạng file ảnh (ví dụ JPG hoặc PNG) và có thể được sử dụng để chèn vào các văn bản điện tử như hợp đồng, biểu mẫu… thay cho chữ ký trực tiếp.
5. Quy định về mẫu chữ ký điện tử
Căn cứ theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV về việc quản lý, trao đổi, lưu trữ và xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, hình thức thể hiện chữ ký điện tử cá nhân và chữ ký điện tử của doanh nghiệp được quy định cụ thể như sau:
5.1 Chữ ký điện tử của cá nhân
Hình thức thể hiện chữ ký điện tử cá nhân trên tài liệu số tuân thủ các quy định sau:
✔️ Vị trí hiển thị: Được đặt đúng vị trí thường dùng cho chữ ký tay trong các văn bản truyền thống.
✔️ Hình ảnh ký: Là ảnh chữ ký tay của cá nhân (người đại diện), bắt buộc sử dụng màu xanh, lưu trữ với định dạng .png.
✔️ Thông tin kèm theo: Không bắt buộc phải hiển thị thông tin cá nhân của người ký, chỉ cần hình ảnh chữ ký được xác thực hợp lệ là đủ.
5.2 Chữ ký điện tử của doanh nghiệp / tổ chức
Văn bản ký số với danh nghĩa tổ chức/doanh nghiệp cần đáp ứng những yêu cầu sau:
✔️ Vị trí chữ ký: Được chèn ở góc phải của trang đầu tiên của tài liệu.
✔️ Hình ảnh dấu: Sử dụng hình ảnh con dấu màu đỏ, có kích thước tương đương với con dấu thật, định dạng .png.
✔️ Thông tin hiển thị: Phải thể hiện rõ tên doanh nghiệp cùng với thời điểm ký (gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây) theo chuẩn múi giờ Việt Nam, định dạng thời gian tuân theo ISO 8601.
6. Cách tạo chữ ký điện tử
6.1 Tạo chữ ký điện tử dạng ảnh .png
Để tạo chữ ký điện tử dạng hình ảnh có đuôi .png, người dùng thực hiện các bước sau:
Bước 1: Thực hiện ký tay trên một tờ giấy trắng; đảm bảo chữ ký rõ ràng và sắc nét.
Bước 2: Mở ứng dụng scan ảnh trên điện thoại để quét ảnh của chữ ký và lưu nó dưới định dạng .png.
Bước 3: Sử dụng phần mềm chỉnh sửa ảnh để cắt, căn chỉnh độ sáng hoặc độ tương phản (nếu cần) để chữ ký trông đẹp hơn.
6.2 Tạo chữ ký điện tử trên Word
Để tạo chữ ký điện tử trên phần mềm Word, người dùng sử dụng công cụ Signature như sau:
Bước 1: Mở Word và di chuyển chuột vào vị trí cần đặt chữ ký điện tử.
Bước 2: Chọn Insert trên thanh công cụ, sau đó chọn Signature Line.
Bước 3: Điền các thông tin cần thiết trên cửa sổ Signature Setup, bao gồm: Suggested signer (họ tên người ký), Suggested signer’s title (chức vụ người ký), Suggested signer’s email address (địa chỉ thư điện tử người ký).
Bước 4: Tick vào ô Show sign date in signature line; nhấn OK để hoàn tất việc tạo chữ ký.
6.3 Tạo chữ ký điện tử trên Excel
Đối với chữ ký điện tử trên phần mềm Excel, người dùng cần thực hiện 4 bước:
Bước 1: Mở Excel và chọn Insert trên thanh công cụ.
Bước 2: Chọn Signature Line; sau đó nhấn Microsoft Office Signature Line.
Bước 3: Điền các thông tin cần thiết trên cửa sổ Signature Setup, bao gồm: Suggested signer (họ tên người ký), Suggested signer’s title (chức vụ người ký), Suggested signer’s email address (địa chỉ thư điện tử người ký).
Bước 4: Nhấn OK để hoàn tất việc tạo và lưu trữ chữ ký điện tử trên Excel.
6.4 Tạo chữ ký điện tử PDF
Để tạo chữ ký điện tử trên file PDF, các bước thực hiện bao gồm:
Bước 1: Sử dụng Foxit Reader để mở file PDF cần ký. Nhấn vào mục Home và chọn Fill & Sign; sau đó nhấn Create Signature.
Bước 2: Lựa chọn 1 trong 5 cách tạo chữ ký điện tử:
- Draw Signature: Vẽ chữ ký tùy ý bằng chuột.
- Import File: Tạo chữ ký bằng hình ảnh đã lưu trước đó.
- Paste from Clipboard: Tạo chữ ký bằng video
- Type Signature: Tạo chữ ký bằng text.
- Online Signature: Tạo chữ ký online.
Bước 3: Quay trở lại mục Fill & Sign và lựa chọn mẫu chữ ký điện tử vừa tạo để đặt nó tại vị trí cần ký.
6.5 Tạo chữ ký điện tử trực tuyến miễn phí
Có rất nhiều website hỗ trợ người dùng tạo chữ ký điện tử miễn phí, sau đây là các bước thực hiện:
Bước 1: Truy cập trang web cung cấp dịch vụ tạo chữ ký điện tử miễn phí, chẳng hạn như Smallpdf, CocoSign, Chuky,…
Bước 2: Tải lên (upload) file văn bản cần ký tên.
Bước 3: Dùng chuột để vẽ chữ ký hoặc tải lên hình ảnh chữ ký đã lưu sẵn.
Bước 4: Lưu lại hoặc tải xuống (download) chữ ký điện tử dưới định dạng .png hoặc .pdf.
7. Kết luận
Chữ ký điện tử không chỉ đóng vai trò quan trọng trong việc đơn giản hóa và tăng tốc quy trình ký kết hợp đồng, mà còn là một giải pháp bảo mật thiết yếu trong môi trường giao dịch số. Để khai thác tối đa hiệu quả của công cụ này, các doanh nghiệp cần nghiêm túc tuân thủ các quy định pháp lý hiện hành và lựa chọn nền tảng chữ ký điện tử hiện đại, đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật. Việc này không chỉ giúp tăng cường lợi thế cạnh tranh mà còn góp phần đưa doanh nghiệp tiến gần hơn tới quá trình số hóa và hội nhập quốc tế.
Bình luận (0)
